> Rester concentré sur l'unique objectif : la prise de rendez-vous

L'unique objectif de la prise de rendez-vous au téléphone est d'obtenir un rendez-vous de qualité :

• Avec le ou les décideurs, ou au minimum le prescripteur ;

• Dans un lieu calme et propice aux échanges ;

• pour une durée de 30 minutes minimum, idéalement 1h voir 1h30.

> Les règles d’efficacité de la prise de rendez-vous

• Ne parlez que du rendez-vous

• Utilisez une forme sécurisante, souriante

• Identifiez votre interlocuteur

• Présentez-vous

• Ayez une phrase d'accroche bien préparée

• Soyez prêt à répondre à la question : "Mais, c'est à quel sujet ?" grâce à une phrase de développement

• Ayez une alternative de dates à lui proposer en lui disant : "Parlons-en le Mardi 12 à 9h00 ou…"

• Sachez répondre à TOUTES les objections

• Concluez et, comme en vente, conclure, c'est obtenir un effort du client : il faut que vous l'ENTENDIEZ ECRIRE votre nom sur l'agenda

• Détendez l'atmosphère, faites le participer

• Préparez pour que personne ne vous dérange, que vous ayez les documents nécessaires à votre disposition

> Choisir le bon moment pour attaquer

Certains moments sont plus favorables que d’autres à l’achat. Comment les identifier?

Il existe 2 principales méthodes :

1. L’anticipation :

Elle consiste à approcher une cible, avant que le besoin n’apparaisse, pour y faire face le moment venu. Elle s’applique aux activités ou aux instants programmées.

2. La réactivité :

Elle consiste à être présent au moment ou le besoin apparaît, suite à des pics d’activité imprévus et, donc, non anticipés (regain d’activité, gros contrat, sortie nouveau produit…).

> La planification de la PRT

Les erreurs à éviter sur la planification de la prise de rendez-vous au téléphone :

• Le lundi matin

• Le milieu de matinée

• Le milieu d’après-midi

Les moment à privilégier pour la prise de rendez-vous au téléphone :

• Tôt le matin (hors région parisienne)

• Tard l’après-midi

• Le vendredi après-midi

> Les précautions à prendre

1. Avant la prise de rendez-vous :

• Ciblage des bons interlocuteurs

• Préparer les documents nécessaires (le discours, la liste des appels, l'agenda...)

• Un lieu calme pour ne pas être dérangé

• Planifier une plage horaire

 2. Pendant la prise de rendez-vous :

• Sourire - Amabilité

• Structure du discours apprise par cœur

• Mots simples

• Phrases courtes

• Débit modéré

• Élocution claire (articuler)

• Utiliser le nom de votre interlocuteur (ça le valorise et ça personnalise le contact)

• Écouter et ne pas interrompre

• Utiliser la phrase : "C'est la raison pour laquelle…"

• Rappeler les accords obtenus pendant l'entretien

• Prendre des notes
  

3. Après la prise de rendez-vous 

• Confirmer avec l'assistante si le rendez-vous est éloigné

• Tenir l'agenda

• Tenir ses engagements

• Faire le bilan de son activité (Plan d'amélioration / Taux de transformation)

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