Comment bien planifier ses tâches et son travail pour mieux gérer son temps ?

02/08/2015

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La nécessité de planifier l'ensemble d'une tâche ou l'ensemble de ses activités, ordinaires et extraordinaires, communes ou exceptionnelles, dépend souvent du degré d'importance qu'on accorde à la bonne gestion de son temps. Pour autant, une bonne gestion de son temps passe par l'anticipation des tâches à réaliser en fonction des objectifs et deadlines fixés.

Il n’existe pas de méthode universelle d’organisation, de planification et de gestion, mais une bonne organisation, une bonne planification et une bonne gestion reposent sur quelques principes simples.

Principes de planification et de gestion de son temps

Accorder le temps nécessaire à la planification

Quand on se sent pressé par le temps, on a tendance à faire des économies de temps sur le dos de l’organisation et de la planification des opérations. Le stress nous pousse naturellement vers le passage à l’action immédiate. Cela aboutit souvent à l’effet contraire: au lieu de gagner du temps, on en perd beaucoup, avec les conséquences que l’on connaît au plan psychologique (anxiété, stress, panique, etc.)

Préciser ses buts immédiats et à long terme

Savoir précisément où l’on veut aller, quels objectifs on veut atteindre. Plus la cible est précise, plus il est facile de prévoir l’organisation la plus fonctionnelle et de planifier de façon efficace. La réflexion sur la valeur comparative des différents buts qu’on poursuit facilite aussi la détermination des priorités. En cas de conflits d’horaire, on sait d’avance quel objectif passera en premier, lequel en second, lequel sera laissé pour compte.

Avoir une vue d’ensemble et voir venir de loin

Une bonne planification doit permettre d’avoir, à la fois une vue d’ensemble du projet (au détriment du détail) et une vue détaillée de chaque étape ou composante du projet (au détriment de la vue d’ensemble). Elle permet de voir venir les problèmes potentiels longtemps d’avance et d’y réagir en temps. Elle permet aussi d’assurer une bonne intégration des différentes étapes et composantes d’un projet. La pire façon de gérer un projet est «la gestion par urgences», ou gestion à courte vue.

Prévoir en détail à court et à long terme

Une bonne planification commence par un découpage du projet en étapes et tâches logiques, une description aussi précise et détaillée que possible des étapes à franchir et des tâches à faire, une estimation aussi exacte que possible du temps que prendra chaque tâche. Ce découpage en étapes et en tâches dont la durée a été estimée de façon réaliste, permet d’étaler judicieusement leur réalisation en fonction du calendrier des échéances et du temps disponible, et en cas de conflits, de mettre une priorité sur certaines tâches.

Prévoir l’imprévisible: souplesse-flexibilité-versatilité

Les imprévus représentent la cause majeure des perturbations d’horaires et de plans de travail. Certaines tâches prennent plus de temps que prévu (estimation préalable irréaliste), les disponibilités sont réduites (événements familiaux, problèmes de santé), etc. Il est donc prudent de ne pas planifier trop serré et de se laisser une marge de manœuvre, de faire preuve d’un grand réalisme dans l’estimation des durées et de ses capacités de travail, de prévoir du temps pour la recherche des informations manquantes, et de prévoir des changements éventuels des buts ou des objectifs.

Tenir compte de ses capacités réelles

L’esprit humain n’est pas un ordinateur. Il travaille mieux sous certaines conditions favorables et devient particulièrement inefficient avec la fatigue et le stress prolongé. Il faut donc ajuster sa planification et sa gestion à ses motivations (goûts, disponibilités), à ses capacités de concentration (lieux, moments, ambiances) et au fonctionnement de sa mémoire (périodes de rappels et de révision).

Garder une trace de son cheminement

Il faut être en mesure de savoir où on en est à tout moment. Il est souhaitable également de savoir exactement ce qu’on a fait de son temps (auto-évaluation du cheminement, justification de son emploi du temps, développement d’une expertise).

Principes d’organisation de son espace et de ses outils de travail

Être ordonné, oui, mais de quel ordre parle-t-on? Un ordre donné n’a de valeur qu’en fonction du but à atteindre. Sa principale qualité est donc d’être fonctionnel. En ce qui concerne les études, l’ordre choisi reflète souvent la conception qu’on a de l’apprentissage. On pourrait résumer les deux pôles de cette conception à l’aide de deux métaphores. La première, celle de la sédimentation : l’apprentissage est conçu comme une accumulation progressive de connaissances, couche après couche, cours après cours. L’ordre choisi est celui d’un cartable où s’empilent les documents et notes de cours par ordre d’arrivée, peu importe leur catégorie et leur valeur utilitaire. La deuxième est celle de l’architecte : l’apprentissage est vu comme une remise en question et une reconstruction constante des concepts et de la matière. L’ordre choisi en sera un qui permet la mobilité des connaissances et leur association par ensembles et sous-ensembles toujours plus logiques.

Accessibilité rapide

Un ordre «fonctionnel» doit permettre un accès rapide et en tout temps à des informations essentielles et à des documents classés. Il n’existe pas un mode de classement exemplaire. Celui-ci doit être réfléchi en fonction de chaque projet. Chaque matière, chaque cours a des exigences qui lui sont propre. Le classement des documents de cours et leur indexation doit être pensé en termes pratiques.

Séparer les informations relatives à la gestion d’un cours des informations relatives aux contenus d’apprentissage

Tous les documents servant à diriger un projet doivent être réunis et classés à part et facilement disponibles en tout temps : syllabus, échéanciers, horaires, consignes pour les travaux, critères d’évaluation, etc.

Stratégies d’organisation, de planification et de gestion

Des principes énoncés ci-dessus, découlent un certain nombre de stratégies applicables aux études et à toute forme d’apprentissage.

Faire l’inventaire des tâches à effectuer

Les principales tâches caractéristiques des études scolaires qui doivent être planifiées sont en général:
  • l’assistance aux cours;
  • la préparation et le suivi des cours: travail de préparation, organisation de la prise de notes avant le cours, réorganisation de ses notes après de cours;
    l’étude personnelle: recherche documentaire, lectures, visites, visionnements, etc.
  • la préparation des examens: aide-mémoire, intériorisation, rappels, révisions, pratiques;
  • les travaux individuels et collectifs: élaboration de projets, recherche documentaire, lectures, plan du travail, rédactions, vérifications, présentation.

Estimer le temps pour chacune des tâches et des étapes

Ce temps peut varier considérablement en fonction de chaque personne, de chaque cours et de chaque travail. La familiarité avec la matière du cours, le volume des contenus imposés, la quantité de concepts nouveaux, les difficultés de compréhension, l’existence de manuels, l’abondance de la documentation, le type d’examens, les exigences de performance sont quelques unes des variables à prendre en compte dans l’estimation du temps d’une tâche.

Cette capacité à estimer assez justement le temps qu’il faut pour chaque tâche se développe avec les sessions, mais à condition qu’on ait évalué après coup combien de temps ça nous a réellement pris. Nous sommes souvent d’incorrigibles optimistes qui sous-estimons grossièrement le temps nécessaire à un apprentissage. Face à l’inconnu, il vaut mieux prévoir une fourchette plus réaliste: un minimum (si tout va bien) et un maximum (si tout va mal).

Exemple: la lecture, la compréhension et l’assimilation d’un texte de 10 pages peut prendre de 1 heure (texte dans un domaine déjà connu, pauvre en informations nouvelles) à 3 heures (texte très condensé sur un thème nouveau et difficile). Si l’on doit en faire un résumé ou en extraire des schémas à titre d’aide-mémoire ou en vue d’une pratique, il faudra compter de 1 à 2 heures supplémentaires. Cela peut paraître beaucoup, cependant le temps mis sur l’étude en profondeur et une bonne assimilation au fur et à mesure est du temps regagné sur les périodes de préparation à la veille des examens.

Détecter les informations manquantes

On peut difficilement tout planifier d’avance et une fois pour toutes. Certaines données ne sont pas connues dès le départ: type de travaux, type d’examens, type de lectures. Des réajustements seront nécessaires tout au long de la session ou de l’année. Il est souhaitable de doubler le plan de session (vue d’ensemble et coordination de tous les cours) d’une planification hebdomadaire (vue détaillée et réajustée).

Produire un échéancier réaliste et souple

Se donner des échéances pour terminer un travail ou une étape, une révision de matière ou une lecture ne consiste pas à s’enfermer dans le carcan d’un horaire rigide, mais plutôt à se fixer une plage et une limite dans le temps au delà de laquelle on sait que l’on commencera à prendre du retard. Contrairement à un horaire que l’on s’impose avec des tâches précises à des heures fixées d’avance (et qu’on respecte rarement), l’échéancier laisse le loisir de passer d’une tâche à l’autre en fonction des envies du moment et des disponibilités. C’est un outil de gestion plus souple et plus respectueux du fonctionnement humain.

Évaluer ses disponibilités réelles

Une chose est d’estimer un temps idéal pour accomplir chaque tâche, une autre chose est d’avoir ce temps là disponible. La santé, les réalités de la vie familiale, celles du travail à temps partiel ou de la profession font que les disponibilités réelles ne coïncident pas nécessairement avec un idéal de temps à consacrer aux études. Cette confrontation entre disponibilités réelles et temps d’apprentissage idéal va être nécessaire aux décisions: nombre et choix des cours, priorités, temps alloué pour chaque tâche, etc.

Déterminer ses priorités

Il arrive malheureusement qu’on soit obligé, faute de temps, de choisir entre plusieurs objectifs qui nous tiennent à cœur, et d’en sacrifier un ou deux. À défaut des disponibilités suffisantes pour tout mener à bien, il est préférable de décider d’avance quels sont les cours ou les parties de matière qu’on va privilégier, c’est-à-dire celles auxquelles on accordera les plages de temps les plus profitables, et celles pour lesquelles on cherchera à tourner les coins plus ronds (au risque d’avoir de moins bonnes notes et une qualité d’apprentissage moindre). Selon quels critères? Intérêt personnel, valeur académique, possibilités de récupération ultérieure, etc.

Faire régulièrement le point et réajuster son cheminement

Au cours d’une session, et même de semaine en semaine, nos prévisions sont susceptibles d’être bouleversées par un grand nombre de facteurs: événements familiaux, difficultés d’apprentissage imprévues, nouvelles données sur un travail à faire, etc. Un réajustement de son emploi du temps devient nécessaire. Il est souhaitable de se réserver une petite période de la semaine, généralement tout à la fin ou au tout début, pour faire le point et décider des tâches de la semaine à venir et des priorités au cas où tout ne pourrait être fait.

Les instruments d’organisation, de planification et de gestion du temps

Les principes généraux ainsi que les stratégies d’organisation, de planification et de gestion du temps se matérialisent dans un certain nombre d’instruments d’organisation, de planification et de gestion.

Fichiers, dossiers, classeurs, boîtes d’archives

Il existe d’autres outils que le cartable à anneaux ou le cahier d’école pour classer et gérer efficacement les contenus des cours et les travaux. L’ordinateur possède un système de classement par ensembles et sous-ensembles (dossiers, fichiers) qui facilite énormément l’accès aux informations et leur manipulation. On peut facilement se faire un système de classement de ses documents papier équivalent à l’aide de feuilles «volantes» classées dans des «chemises», classées dans des dossiers, classés dans un classeur ou dans des boîtes d’archives. Un tel système permet de répartir les documents d’un cours en fonction de leur utilité et de leur usage.

Échéancier synoptique

Un échéancier «synoptique» est une feuille de papier qui nous donne, en un seul coup d’œil, le plan d’ensemble d’un projet, comme la session au complet, tous les cours réunis, dans le cas des études. Cet outil a pour intérêt d’assurer une vision panoramique à long terme. Son élaboration permet de voir venir de loin, d’anticiper les problèmes d’engorgement, de prévoir les marges de manœuvre, d’étaler l’effort, de définir les vraies urgences et de placer les différentes activités d’étude aux moments les plus propices. Il est préférable de ne pas surcharger ce document en informations détaillées, afin de lui conserver une lisibilité rapide.

Calendrier

Il existe aussi des calendriers mensuels. Le calendrier mensuel peut remplir la même fonction mais avec une perspective plus courte (et le risque de perdre de vue le ou les mois à venir).

Agendas

Les agendas existent sous plusieurs formes: électronique, sur ordinateur, sous forme de cahier. C’est un outil de gestion à court terme. Il est préférable, dans le cas des études, d’avoir un agenda à la semaine plutôt qu’au jour le jour. Associé à une liste hebdomadaire de tâches, il permet une gestion souple des tâches à effectuer. Cet outil doit nous accompagner comme une ombre où que nous allions!

Horaires

Les horaires sont des outils de planification à court terme. Ils précisent quand et combien de temps pour chaque activité. Ils peuvent devenir facilement un véritable carcan et un superbe moyen d’autoculpabilisation. En général, les horaires ressemblent aux vœux pieux du jour de l’an. Quand on s’aperçoit qu’on ne les respecte pas, on les laisse tomber, et avec eux, malheureusement, toute idée de planification et de gestion.

Listes de tâches

Les listes de tâches à faire sont un outil de gestion à court terme et à long terme. Elles peuvent être quotidiennes (dans le cas de nombreuses petites tâches), hebdomadaires (les tâches à faire dans la semaine, avec ou sans précision de journée), globale (liste des projets à réaliser au cours d’une session sans précision de date).

Les inventaires de tâche: tâche par tâche, étape par étape. Cet inventaire permet de décider de semaine en semaine, quelles tâches ou parties de tâches devront être réalisées, pour arriver en temps sans compression.

Un dossier des tâches effectuées. Plutôt que de jeter ces listes journalières ou hebdomadaires, une fois les tâches accomplies, il peut être intéressant de les conserver dans un dossier à part. On pourra aisément, à partir de ces listes, reconstituer son emploi du temps. Cette option offre divers avantages: pouvoir justifier le temps mis sur un travail et le faire valoir auprès d’un professeur; évaluer avec plus de précision combien de temps certaines opérations ont pris et s’en servir pour mieux planifier une prochaine session; faire le bilan de sa session.

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