Au moment où va se tenir l'entretien vous avez normalement déjà obtenu plusieurs données sur le candidat qui vont influencer votre comportement. En voici les principales :

• Une vision précise du profil de candidat qu'il vous faut :

  • les compétences souhaitées ;

  • les liens hiérarchiques et/ou fonctionnels que le poste demande ;

  • le statut du poste en termes de CDD ou CDI, de rémunération, voire de formation initiale ou de diplôme obligatoire.

• Plusieurs CV que vous avez reçus suite à votre annonce (ou tout autre démarche de recherche), ainsi que des lettres de motivation, si vous en avez souhaitées. Vous avez analysé ces CV et identifié les candidats les plus proches de votre profil, mais il vous faut aller plus loin dans la découverte du candidat.

Explication et méthode

Un entretien de recrutement a deux objectifs :

• Permettre au candidat de s'exprimer le plus largement possible

  C'est une alternance de questions directives et de questions ouvertes qui permet d'avoir un entretien à la fois riche et orienté vers l'objectif. On évite les blocages et on garde cependant un centrage permanent sur le sujet traité.

• Obtenir les informations essentielles permettant une prise de décision objective

  Le recruteur fixe la règle du jeu et impose ses objectifs mais favorise l'expression du candidat qui expose ses points forts et ses points faibles.

Ce type d'entretien demande à la fois une bonne préparation, pour déterminer les points à aborder et une bonne capacité d'écoute et de réaction pendant l'entretien, pour faire réagir le candidat tout en suivant un canevas précis. Le canevas le plus généralement admis est le suivant :

1. Étape d'accueil

L'objectif de cette phase est double. Il s'agit à la fois de clarifier l'objectif de l'entretien et de mettre le candidat à l'aise pour que l'entretien soit riche et productif.

De plus, à travers un entretien de recrutement, vous allez transmettre vers l'extérieur une image de l'entreprise (et de vous). Un candidat que l'on ne peut pas retenir, va garder de ce moment une impression, une image qu'il va associer à l'entreprise, et dont il parlera à l'extérieur... Il serait bien que cela se fasse dans le bon sens !

C'est pourquoi il est important de vous mettre en disponibilité, c'est-à-dire en phase d'écoute. Éliminez vos autres sujets du moment et consacrez-vous à ce candidat. N'oubliez pas vos objectifs.

La phase d'accueil se déroulera selon le schéma suivant :

a) Accueillir physiquement et verbalement le candidat

Un candidat est aussi important qu'un client et vous le recevrez avec le même niveau de convivialité.

b) Se présenter

Au début d'un entretien de recrutement il est bon de préciser au candidat : votre identité, votre fonction, votre position ou votre rôle dans le processus de recrutement. Exemple : « L'objectif de cet entretien est de mieux nous connaître mutuellement... Je vous propose, premièrement, d'explorer ensemble le CV que vous m'avez envoyé... Ensuite, je vous présenterai le poste et l'entreprise et répondrai à toutes vos questions. Je vous propose que nous prenions environ une heure pour cela. Cela vous convient-il ? »

c) Rappeler le titre de la fonction pour laquelle vous recrutez

Même si généralement le candidat sait pourquoi il est là, il est bon, afin d'éviter toute ambiguïté, de le préciser. Cela peut permettre aussi au candidat de réagir et de s'exprimer aussi quant à ses objectifs. Vous pouvez lui préciser que vous lui présenterez ce poste plus en détail plus loin dans l'entretien.

d) Annoncer l'objectif, le plan de l'entretien et la durée approximative

Exemple :« L'objectif de cet entretien est de mieux nous connaître mutuellement... je vous propose, premièrement d'explorer ensemble le CV que vous m'avez envoyé... ensuite, je vous présenterai le poste et l'entreprise et répondrai à toutes vos questions ».

2. Recherche d'informations complémentaires au CV

L'objectif, ici, consiste à analyser en profondeur deux points clés du CV :

• rendre plus tangibles des expériences ou étapes citées dans le CV ;

• confirmer ou infirmer des points qui semblent négatifs, mais non rédhibitoires.

Il n'y a pas de loi absolue pour questionner un candidat, mais beaucoup de recruteurs ont découvert qu'il était plus efficace de partir de l'expérience professionnelle et de remonter en arrière sur les études et la formation initiale.

De plus il est toujours intéressant de demander au candidat de s'autoévaluer, en exprimant soit ses points forts/faibles ou ce qu'il lui faut améliorer, etc. Les réponses peuvent donner de bonnes indications autant sur ses compétences que sur sa personnalité (recul sur lui-même, découverte de savoir-faire sous-jacents non apparents, etc.).

3. Critères de motivation

Pour poursuivre l'expression du candidat et mieux préciser son adéquation au poste visé, il est souhaitable de le questionner sur sa façon de voir ce poste. Mais au travers de ce questionnement on aura l'opportunité de cerner ce qu'il vise plus généralement dans ce poste. Ce que l'on nomme un projet professionnel.

4. Validation complémentaire des compétences

Arrivé à ce stade de l'entretien vous pouvez déjà avoir une certaine opinion de l'adéquation du candidat au poste visé. Une dernière vérification peut s'avérer nécessaire. Elle consiste à vérifier réellement certaines compétences exprimées. Pour cela il est nécessaire de préparer un test spécifique. Ce peut être un simple questionnaire ou lui proposer une réalisation rapide. Le plus souvent, quelques questions techniques, sous forme d'un QCM, peuvent déjà identifier facilement la pertinence des compétences affichées dans le CV.

Une précaution s'impose pour réaliser cela : prévenir le candidat de cet exercice avant de le lui soumettre, et lui justifier l'intérêt. Par exemple : « Avant de poursuivre et pour terminer le tour d'horizon de votre expérience et de vos compétences, je vous propose un rapide questionnaire. En aucun cas il ne s'agit de remettre en question les informations de votre CV, simplement il s'agit pour nous d'être certains de votre connaissance de quelques points clés du métier. Acceptez-vous d'y répondre ? ».

Cette dernière question d'acceptation est importante, car le candidat ne doit pas être mis en position d'obligation. De plus, il faut que ce questionnaire ou tout autre outil de vérification ait été porté à la connaissance de vos représentants du personnel.

5. Vérification des caractéristiques de personnalité

La personnalité du candidat doit faire partie de l'investigation tout autant que son expérience ou la recherche sur les compétences.

L'entretien étant un moment uniquement basé sur le relationnel et la communication, nous ne pouvons cerner que deux aspects ayant des conséquences sur son attitude au travail (le reste de sa personnalité touchant à ses rapports avec les autres ou à son rythme de travail, etc., ne sera perceptible que durant la période d'essai) :

• sa gestuelle : comment se comporte-t-il avec vous dans ses attitudes et ses gestes ?

• son expression orale : en quoi la manière avec laquelle il s'exprime peut vous permettre d'anticiper des points positifs ou négatifs dans sa manière de travailler ?

Il s'agit d'observer et d'écouter votre candidat. Est-ce que ses paroles et ses gestes, son attitude, sont cohérents ? Pas de questions directes au candidat, mais des questions à vous poser en silence.

Tout d'abord voici quelques pistes d'analyse concernant sa gestuelle :

• Quelle est la première impression donnée lors de l'arrivée ?

• Le candidat apparaît-il confiant et en assurance ?

• Quelle est sa façon de regarder le recruteur (fuyant, direct...) ?

• L'expression de son regard, la façon dont il est assis révèlent-elles de l'intérêt ou de la curiosité ?

• Que me fait ressentir son visage : calme, anxiété, emportement ?

• Que fait ressortir le timbre de sa voix : assurance, doute, manque de confiance ?

• Apparaît-il tendu ou nerveux (crispation du visage, mouvements répétés, respiration) ?

Ensuite, il est possible de détecter deux aspects de personnalité en fonction des prises de parole du candidat : son degré de précision dans le travail et sa tendance organisationnelle. Voici quelques aspects pour nous aider :

a) Son degré de précision

C'est le fait d'être plutôt précis ou plutôt globalisant. Nous sommes tous différents sur ce point, en faisant appel à une motivation plus ou moins grande pour la précision. D'un extrême à l'autre nous aurons des personnalités où « plus vite une chose est faite mieux c'est », et d'autre qui « couperont les cheveux en quatre » indéfiniment. L'observation de cette précision peut se faire à travers les propos du candidat : ont-ils tendance à être précis ou non ?

b) Son organisation personnelle

Il s'agit de la tendance à structurer, à organiser sa pensée, par exemple sur la présentation de son expérience. Cela peut être cerné dès le CV : est-il clair, écrit-il d'une manière structurée ou aérée... ?

Certes l'entretien est un moment court et là encore beaucoup de préjugés peuvent nous gêner. Mais c'est aussi un moment court pour le candidat qui peut mettre en relief des aspects clés sur ce point.

Les résultats concernant la personnalité du candidat seront à mettre en parallèle des exigences du poste. Il faut se méfier de ne pas exiger plus qu'il ne serait nécessaire.

6. La phase de présentation du poste et de l'entreprise

C'est généralement à ce stade, après la découverte du candidat que vous allez présenter le poste et l'entreprise. C'est en effet en fonction de l'impression générale et de votre investigation précédente que vous aborderez cette présentation avec une démarche plus ou moins « séductrice ».

Pour présenter l'entreprise et la fonction, votre exposé doit être préparé, documenté et relativement bref.

Cet exposé sera fait de façon ouverte, c'est-à-dire laissant la place à un questionnement de la part du candidat. Il ne doit pas reprendre simplement les termes de l'annonce, mais s'attacher à mettre en avant les points clés du profil souhaité.

Les questions que le candidat pourrait poser à ce stade seront aussi un reflet de sa personnalité (curiosité, centre d'intérêts sur le poste, etc.). Comme l'exposé, elles peuvent concerner :

• le groupe ;

• l'entreprise ;

• le service ;

• le travail, les postes ;

• les responsabilités ;

• le mode d'avancement, d'évolution, de promotion, d'évaluation ;

• la mobilité ;

• le salaire, avantages, participation ;

• la formation ;

• les congés, assurances, astreintes, RTT, etc.

Pour vous aider, nous vous conseillons de rédiger rapidement les renseignements que vous voulez transmettre afin de respecter une trame cohérente dans votre exposé.

Vous pourrez vous aider de documents de présentation plus ou moins complets, selon le niveau de poste que vous recrutez.

7. La phase de conclusion de l'entretien

La conclusion de l'entretien intervient quand les deux parties n'ont plus de questions à poser. Comme elle est à l'initiative du recruteur, il vous appartient de vérifier que le candidat n'a plus d'informations à rechercher.

Vous pouvez ensuite lui demander de résumer ce qu'il a retenu de cet entretien et de ce qui lui a été présenté. Cela vous permettra de vérifier sa compréhension et d'avoir son sentiment à la fin de l'entretien.

Enfin, lui présenter les étapes qui vont suivre :

• soit envoi d'une lettre de remerciement si refus ;

• soit la possibilité d'un nouvel entretien, mais en précisant les raisons (approfondissement, rencontre avec d'autres interlocuteurs, etc.) et la période approximative (ou la date si on l'a).

En ce qui concerne le choix définitif du candidat, il est difficile de donner ici une méthodologie unique. Cependant, vous avez à ce stade, les outils nécessaires pour étayer votre décision :

• une fiche de définition d'un besoin de formation ;

• une fiche de synthèse de vos entretiens.

C'est en comparant et évaluant les différentes rubriques que vous pourrez prendre une décision construite sur une démarche structurée.

En cas de doute, en phase de choix, vous pouvez aussi vous faire aider d'un collègue ou d'un collaborateur qui pourra vous donner son avis sur les candidats en compétition.

Les erreurs à éviter

1. Poser des questions interdites

L'entretien est une exploration des capacités et de la personnalité d'un candidat. Pour cela, bien sûr il faut y poser de nombreuses questions.

Vous pouvez rechercher toutes les informations liées à l'appréciation de la capacité d'un candidat à occuper un emploi donné, ainsi que ses aptitudes professionnelles.

En revanche, on ne peut pas poser des questions discriminatoires et/ou sans lien avec le poste à pourvoir. Ainsi on ne pourra pas demander, à ce stade, des renseignements sur :

• la situation de famille ;

• la profession exercée par les parents ;

• la situation de santé du candidat (encore moins sur la séropositivité ou la toxicomanie !) ;

• l'appartenance à un mouvement syndical, politique ou religieux ;

• le dossier scolaire (sa communication) ;

• le nombre de point du permis de conduire ;

• le passé judiciaire ;

• à une femme si elle est enceinte ou si elle souhaite avoir des enfants ;

• l'orientation sexuelle du candidat ;

• etc.

2. Ne pas prendre de note

Lors d'un entretien de recrutement, la prise de note est indispensable. En effet, vous devrez exploiter l'entretien après sa conclusion, et lors de la sélection finale vous devrez vous rappeler de façon objective de ce candidat.

Votre prise de notes se fera soit en termes de réponses complètes, soit de mots clés. Vous devrez également noter les aspirations du candidat, les montants, les chiffres, mais aussi sa façon de penser.

Vous pouvez expliquer au candidat pourquoi vous prenez des notes. Arrangez-vous simplement pour que ce que vous notez ne soit pas lisible par votre interlocuteur.

Votre prise de note peut être réalisée de plusieurs façons, la plus simple consistant à utiliser le CV pour y annoter les différents points à aborder (avec par exemple un mot qui est représentatif de la question à poser) ou en les surlignant.

Une autre méthode consiste à lister ces points dans un tableau qui sera ensuite un support de prise de notes lors de l'entretien.

Ne vous cantonnez pas à ce que vous y aviez noté. Ajoutez-y vos impressions, votre ressenti.

Il n'existe pas de synthèse type. Nous vous proposons la trame suivante, qui permet de rester dans l'axe de nos objectifs de recrutement.

3. Ne pas se tenir disponible pour le candidat

Avant d'aborder la rencontre à proprement parler, quelques conseils de bon sens :

• Un entretien de recrutement est un moment important dans le processus d'embauche. Par respect pour le candidat, arrangez-vous pour ne pas être dérangé :

  • avertissez vos collaborateurs que vous n'êtes pas libre de telle heure à telle heure ;

  • faites filtrer vos appels téléphoniques ou transférez-les.

• Un entretien bien conduit est fatigant. Il nécessite de se concentrer, de réfléchir, de synthétiser. Aussi, dans votre programmation, prévoyez toujours un temps de pause entre deux rendez-vous.

• Pensez à votre activité, à votre disponibilité et choisissez un moment où vous êtes le plus efficace pour prendre vos rendez-vous (plutôt le matin, plutôt l'après-midi ?).

• Evitez de programmer des rendez-vous après une réunion dont on sait qu'elle sera difficile, ou dont on ne connaît pas l'heure de fin.

• Prévoyez un lieu adéquat pour l'entretien. Attention aux bureaux encombrés, aux bureaux paysagés. Ne faites pas attendre votre candidat. Ce rendez-vous est aussi important – sinon plus – que tous les autres. Faites le prévenir s'il y a un retard imprévu.

4. Sur-dimensionner ou « survendre » le poste.

Dans certain cas nous pouvons être conduits à donner une fausse image du poste, en souhaitant le montrer sous un jour meilleur qu'il n'est. Cela peut être dangereux, pour vous-même, comme pour le candidat. Au contraire, il est bon d'évoquer quelques aspects difficiles ou contraignants du poste, s'ils existent (mais il en existe toujours quelques-uns), afin de donner une image juste en termes d'investissement du futur salarié.

Dans tous les cas, ne « survendez » pas le poste car cela peut avoir de lourdes conséquences par la suite : déception, démotivation, départ, etc.

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