Comment gérer les horaires de travail ?

17/08/2015

Les horaires de travail se rapportent à l'organisation du temps de travail. On distingue l'horaire collectif mis en place sur décision du manager (ou de l'employeur) toujours affiché dans l'entreprise, et les horaires individualisés (ou variables) qui autorisent les collaborateurs à aménager individuellement et librement leurs horaires de travail.

Conseils en management

L'attitude du manager vis-à-vis des horaires de travail va intervenir essentiellement lorsqu'un collaborateur ne les respecte pas. Dans ce cas un recadrage s'impose. Voici les principales précautions à prendre :

Prendre rendez-vous avec le collaborateur pour un entretien. Ne réagissez pas à chaud quand vous constatez le non-respect des horaires. De plus, et suivant les situations, attendez que l'écart d'attitude soit flagrant et plutôt conséquent, votre réaction n'en sera que plus influente.

Écouter la version du collaborateur :

creuser pour comprendre les motifs du collaborateur ;
attention à la forme : rester « neutre » afin d'éviter les polémiques stériles.

S'il y a un réel motif et/ou s'il reconnaît sa part de responsabilité :

prendre acte des causes du problème ;
le faire s'exprimer sur les solutions envisageables ou la meilleure attitude qu'il aurait dû avoir (exemple : venir vous en parler et le justifier avant).

Si les motifs sont flous ou inacceptables :

creuser pour mettre en évidence l'aspect inacceptable et les répercussions négatives pour l'équipe ;
évoquer les sanctions éventuelles, s'il s'agit de la première fois.

Faire exprimer un contrat de changement :

rappeler l'attitude souhaitée en cas de motifs d'absence aux heures de travail, ou
exprimer les modalités pratiques de la sanction (rémunération, etc.).

Affichage

Vous (ou l'employeur) devez afficher en caractères lisibles l'horaire collectif de travail, que vous avez daté et signé. La finalité de l'affichage est de le porter à la connaissance de tous vos collaborateurs.

Il doit être apposé dans chaque lieu de travail auquel il s'applique, sur les emplacements réservés aux communications au personnel.

Pour les collaborateurs qui travaillent en dehors de l'entreprise, l'affichage doit être effectué dans l'établissement auquel ils sont attachés (collaborateurs itinérants).

L'affichage doit contenir des mentions précises à respecter :

horaire collectif : heures de début et de fin du travail ainsi que les heures et la durée des repos ;

aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine : la répartition de la durée du travail dans le cadre de cette organisation ;

horaires individualisés : précision des plages fixes (le collaborateur doit obligatoirement être présent) et des plages mobiles/variables ;

en cas d'organisation du travail par roulement, par relais ou par équipes successives, la composition nominative de chaque équipe.

Dispositifs abrogés par la loi n° 2008-789 du 20 août 2008, laquelle ne remet toutefois pas en cause les accords conclus sous l'empire du droit antérieur :

nombre de semaines dans un cycle et pour chaque semaine de cycle, la répartition de la durée du travail ;

en cas de modulation, le programme indicatif.

Vous avez également obligation d'un nouvel affichage si vous modifiez l'horaire collectif de travail.

Point de vigilance
Lorsque les collaborateurs d'un atelier, d'un service ou d'une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché, la durée du travail de chaque collaborateur concerné est décomptée selon les modalités suivantes :
quotidiennement, par enregistrement, selon tous moyens, des heures de début et de fin de chaque période de travail ou par le relevé du nombre d'heures de travail accomplies ;
chaque semaine, par récapitulation selon tous moyens du nombre d'heures de travail accomplies par chaque salarié.
Soyez vigilant car en cas de contrôle par l'inspecteur du travail, il vous demandera sans doute ces décomptes.

Le défaut d'affichage est sanctionné par le paiement d'une amende de 750 euros. Cette amende est appliquée autant de fois qu'il y a de collaborateurs concernés.

Collectif / Individualisé

Le principe est l'horaire collectif de travail commun à tous les collaborateurs ou à des collaborateurs dans l'entreprise (par exemple : un service) mais il existe aussi les horaires individualisés (à la carte ou variables) où les heures de début et de fin du travail et la durée quotidienne de travail peuvent différer selon les collaborateurs.

Vous pouvez donc avoir dans votre entreprise à la fois un horaire collectif de travail et des horaires individualisés.

Contrat de travail

A priori, les horaires de travail ne sont pas un élément essentiel du contrat de travail.

Cependant, vous devez faire attention car dans certaines situations, ce sont au contraire des éléments essentiels du contrat. Par exemple, pour le passage d'un horaire fixe à variable, continu à discontinu, d'un travail de jour à un travail de nuit... Donc si vous souhaitez passer d'un horaire fixe à variable, vous devez obtenir l'accord du ou des collaborateurs concernés.

Fixation

La fixation de l'horaire collectif de travail relève du pouvoir de direction de l'employeur. Cependant, il doit au préalable le soumettre pour avis au comité d'entreprise ou, à défaut aux délégués du personnel.

Bon à savoir
Les horaires individualisés de travail sont mis en place à la demande de certains collaborateurs. Les modalités de ce dispositif (les limites et procédés du report d'heures d'une semaine à une autre, la fixation des modalités de récupération des heures perdues) seront fixées au sein de votre accord collectif d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, de votre convention collective ou accord de branche. Si ce n'est pas le cas, ces modalités sont déterminées par décret.
Enfin, vous devrez obtenir l'avis conforme (c'est-à-dire qu'il faut que vous obteniez un avis favorable) du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, s'ils existent, avant la mise en place des horaires individualisés de travail. Dans les entreprises qui ne disposent pas de représentant du personnel, vous devrez demander l'autorisation à l'inspection du travail pour la mise en place de ce dispositif.

Inspecteur du Travail

Vous avez l'obligation de présenter lors des visites de l'inspecteur, les livres, registres et documents nécessaires pour effectuer le contrôle des horaires de travail de l'entreprise.

Pour la mise en place des horaires individualisés, l'inspecteur du travail doit donner son autorisation si dans l'entreprise, il n'y a pas de représentants du personnel.

Plus particulièrement pour le travail de nuit, son autorisation est exigée en l'absence d'accord collectif dans le délai de 30 jours à compter de la date de réception de la demande d'autorisation.

Point de vigilance
Le non-affichage des horaires collectifs est sanctionné par le paiement d'une amende de 750 euros, amende appliquée autant de fois qu'il y a de collaborateurs concernés. S'il y a obstacle aux fonctions de l'inspecteur du travail, une amende de 3750 euros et une peine d'1 an d'emprisonnement sont encourues.

Modification

Si la modification des horaires de travail ne change ni la durée hebdomadaire du travail ni la rémunération des collaborateurs, et ne porte pas atteinte à leur vie personnelle et familiale, seules les conditions de travail sont alors modifiées sans conséquences sur le contrat de travail. L'accord de chaque collaborateur concerné n'a pas à être obtenu.

Point de vigilance
Si les horaires de travail sont contractualisés, alors vous devrez obtenir l'accord du collaborateur.

Bon à savoir
En cas d'augmentation ou de diminution des horaires impliquant des effets sur la rémunération, l'accord du ou des collaborateurs doit obligatoirement être obtenu.

Respect

Vos collaborateurs doivent respecter les horaires de travail de l'entreprise. En effet, la fixation de l'horaire de travail du collaborateur, à défaut d'accord des parties, relève du pouvoir de direction de l'entreprise.

Bon à savoir
En cas de non-respect des horaires, les collaborateurs s'exposent à une mesure disciplinaire susceptible d'aller jusqu'au licenciement pour faute grave, selon la nature, la répétition et la justification de leurs conduites.

Par exemple, si une collaboratrice vous indique qu'il lui est impossible d'être présente sur site, à son retour de congé maternité, et vous demande à travailler sur d'autres horaires, alors vous êtes en droit de lui refuser, et de décider de lui maintenir les modalités d'horaires antérieures. Par conséquent, si la collaboratrice n'a pas repris son poste de travail malgré vos mises en demeure, alors vous pouvez la licencier pour faute grave, en raison de son absence prolongée et injustifiée. Votre refus d'accéder à la demande de modification d'horaires de travail formulée par la collaboratrice à l'issue de son congé de maternité résulte de l'exercice légitime de votre pouvoir de direction sans porter « abusivement » atteinte au droit à une vie personnelle et familiale.

Soyez vigilant, sur :

la protection contre le licenciement dont bénéficie la collaboratrice lorsqu'elle est en état de grossesse médicalement constatée, pendant l'intégralité des périodes de suspension du contrat de travail auxquelles elle a droit au titre du congé de maternité, qu'elle use ou non de ce droit, et au titre des congés payés pris immédiatement après le congé de maternité ainsi que pendant les 10 semaines suivant l'expiration de ces périodes. De même, vous ne pouvez pas rompre le contrat de travail d'un collaborateur pendant les 10 semaines suivant la naissance de son enfant (cette protection est identique pour l'adoption) ;

les droits reconnus aux femmes occupant des postes à risques (proposition d'un autre poste pendant un mois après le retour de congé postnatal) ou travaillant de nuit (possibilité d'être affectée en horaires de jour).

Travail de nuit

Le travail de nuit est très encadré par la loi, son recours doit être exceptionnel. En effet, il doit être motivé par la nécessité d'assurer la continuité de l'activité économique de l'entreprise ou des services d'utilité sociale.

La « période nuit » doit rentrer dans le cadre général suivant :

être d'au moins 9 heures consécutives comprenant obligatoirement l'intervalle entre minuit et 5 heures (certaines activités spécifiées par la loi comme, par exemple, l'activité de presse, la discothèque, ont un nombre d'heures consécutives et un intervalle différents) ;

commencer au plus tôt à 21 heures et s'achever au plus tard à 7 heures.

Est qualifié de « travailleur de nuit » le collaborateur qui accomplit soit :

au moins 2 fois par semaine, selon son horaire de travail habituel, au moins 3 heures de travail quotidiennes sur la période nuit ;

au cours d'une période de référence, un nombre minimal d'heures de travail au sein de la « période nuit ».

Bon à savoir
Votre convention collective peut fixer ce nombre minimal d'heures de travail au sein de la « période nuit » sur une période de référence. À défaut de stipulations conventionnelles, le nombre minimal d'heures est fixé à 270 heures sur une période de référence de 12 mois consécutifs.

Vous pouvez mettre en place dans votre entreprise ou établissement le travail de nuit ou l'étendre à de nouvelles catégories de collaborateurs en concluant un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, votre convention collective ou un accord collectif de branche le prévoit.

Dans le cadre d'un accord d'entreprise ou d'établissement, votre accord devra notamment définir la « période de nuit » en respectant le cadre général. À tire d'exemple, vous pouvez décider que la « période de nuit » sera de 22 heures à 7 heures.

À défaut de convention ou d'accord collectif mettant en place le travail de nuit, votre entreprise aura la « période de nuit » suivante : de 21 heures à 6 heures (pour les activités spécifiées par la loi, la « période de nuit » sera de minuit à 7 heures).

Point de vigilance
Si vous n'avez pas réussi à conclure un accord d'entreprise ou d'établissement, vous devrez demander l'autorisation à l'inspection du travail avant d'affecter des travailleurs à des postes de nuit.

Enfin, il vous est possible de négocier d'autres points au sein de votre accord d'entreprise ou d'établissement (ou, à défaut, votre convention collective ou accord de branche le prévoit), à savoir :

le dépassement de la durée maximale quotidienne de travail de 8 heures ;

le dépassement de la durée maximale hebdomadaire de travail de 40 heures, à condition que ce dépassement n'ait pas pour effet de porter cette durée à plus de 44 heures sur 12 semaines consécutives (uniquement lorsque les caractéristiques propres à l'activité d'un secteur le justifient).

Textes de références

C. trav., art. L. 3171-1 (information du personnel et affichage), D. 3171-2 (affichage de l'horaire collectif), D. 3171-7 (affichage pour le travail en équipe), D. 3171-8(salariés ne travaillant pas selon le même horaire collectif)
Cass. soc., 12 mars 2002, n° 99-46.034 (possibilité de refus du collaborateur d'un changement de ses conditions de travail en cas d'abus de pouvoir ou d'intention de nuire du manager ou de l'employeur)
C. trav., art. D. 3171-1 (horaires collectifs) et L. 3121-48 (horaires individualisés)
Cass. soc., 3 novembre 2001, n° 10-30.033
C. trav., art. L. 3121-48 à L. 3121-50 (ordre public : horaires individualisés et récupération des heures perdues), L. 3121-51 (champ de la négociation collective : horaires individualisés et récupération des heures perdues), L. 3121-25 (dispositions supplétives : horaires individualisés et récupération des heures perdues)
Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
C. trav., art. L. 3121-48(ordre public : les horaires individualisés doivent être autorisés par l'inspecteur du travail)
Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
Décret n° 2016-1418 du 20 octobre 2016 relatif à la simplification des obligations des entreprises en matière d'affichage et de transmission de documents à l'Administration
Cass. soc., 23 janvier 2013, n° 11-22364
Cass. soc., 10 décembre 2003, n° 01-44.745
C. trav., art. L. 3122-1 à L. 3122-14 (ordre public : travail de nuit), L. 3122-15 à L. 3122-19 (champ de négociation collective : travail de nuit), L. 3122-20 à L. 3122-24 (disposition supplétives : travail de nuit)
Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels
Cass. soc., 20 janvier 2010, n° 08-43.236 (le passage d'un horaire de jour à un horaire de nuit (ou l'inverse), même sur une partie de l'horaire, constitue une modification du contrat qui nécessite l'accord du collaborateur)