Comment préparer un entretien de départ ?

30/08/2015

L'entretien de départ se définit comme une réunion entre le manager (ou l'employeur) et le collaborateur partant. Il s'agit d'un échange sur la vie professionnelle passée par le collaborateur dans l'entreprise. C'est un moment où les raisons du départ sont exposées. Cet entretien peut avoir lieu dans différentes circonstances comme en cas de licenciement (pour motif personnel, disciplinaire, économique), de départ négocié et de rupture conventionnelle, d'absences injustifiées répétées et de départ ou de mise à la retraite du collaborateur.

L'entretien préalable

Quel que soit l'objet de l'entretien, celui-ci a un caractère légal et doit suivre des règles de contenu assez strictes développées ci-après. Au-delà de cela il est également utile d'avoir à l'esprit certaines règles simples de comportements :

prévoyez un lieu adéquat pour l'entretien. Faites-le plutôt dans un lieu neutre. Si cela n'est pas possible, attention aux bureaux encombrés ou mal rangés car cela aura tendance à diminuer votre impact en cas de négociation. Aucun entretien de ce type dans des bureaux paysagés ;

arrangez-vous pour ne pas être dérangé :
- avertissez vos collaborateurs que vous n'êtes pas libre de telle heure à telle heure,
- faites filtrer vos appels téléphoniques ou transférez-les ;

un entretien bien conduit est fatigant. Il nécessite de se concentrer, de réfléchir, de synthétiser. Aussi, dans votre programmation, prévoyez toujours un temps de pause avant d'autres actions. Pensez à votre activité, à votre disponibilité et choisissez un moment où vous êtes le plus efficace pour prendre vos rendez-vous (plutôt le matin, plutôt l'après-midi ?). Évitez de programmer un entretien après une réunion dont on sait qu'elle sera difficile, ou dont on ne connaît pas l'heure de fin ;

ne faites pas attendre votre collaborateur. Ce rendez-vous est aussi important – sinon plus – que tous les autres. Faites le prévenir s'il y a un retard imprévu. Faites lui remettre des documents, de la lecture en vous faisant excuser ;

ensuite, n'hésitez pas à parler à votre équipe du résultat de cet entretien. Comme bon nombre de ces situations où le manager est en relation tendue et/ou privilégiée avec un collaborateur, l'équipe le sait. Or, il ne faut surtout pas minimiser les inquiétudes, les doutes et les interprétations que cela génère. Au plus vous les évacuez par une communication simple et directe, au plus vous évitez la création d'obstacles à la motivation.

Absences injustifiées répétées

Vous pouvez vous trouver face à une situation où le collaborateur a été absent plusieurs jours sans explication et renouvelle ses absences malgré les avertissements reçus. Nous vous recommandons de convoquer ce collaborateur à un entretien préalable (qui peut déboucher sur un licenciement) pour entendre ses explications et décider de la sanction à appliquer.

Bon à savoir
La lettre de convocation doit préciser au collaborateur que son licenciement est envisagé. Vous n'avez pas à préciser dans la convocation l'énumération des absences reprochées, car c'est au cours de l'entretien que celles-ci doivent être exposées au salarié. Le fait que le salarié ne se présente pas au rendez-vous fixé, n'empêche pas la procédure de se poursuivre.

Collaborateurs protégés

La procédure de licenciement d'un collaborateur représentant du personnel débute par une convocation à un entretien préalable. La lettre doit mentionner qu'un licenciement est prévu, ses motifs et la possibilité de se faire assister par une personne de choix appartenant au personnel de l'entreprise.

Bon à savoir
Il ne faut pas oublier de convoquer le comité d'entreprise pour avis sur le projet de licenciement. La réunion doit se dérouler après l'entretien préalable et permet d'auditionner le salarié ; en l'absence de comité d'entreprise, l'inspecteur du travail est saisi directement.
Lors de l'entretien préalable, il doit être précisé au collaborateur protégé le ou les motifs de la décision considérée. En cas d'omission, la procédure est irrégulière et l'inspecteur du travail ne donnera pas son autorisation de licencier.

Conseiller du collaborateur

Le conseiller du collaborateur intervient dans les entreprises qui n'ont pas de représentants du personnel au cours de l'entretien préalable de licenciement, quel que soit son motif. Il doit vous prouver sa qualité. Il assiste et conseille le collaborateur, rédige un compte-rendu pouvant servir de preuve devant le conseil de prud'hommes s'il est signé.

Le conseiller ne peut pas demander le report de l'entretien pour indisponibilité.

Points de vigilance
Si l'assistance d'un conseiller pendant l'entretien préalable est refusée sans motif valable, ce dernier peut invoquer devant le conseil de prud'hommes le non-respect de la procédure légale de licenciement. Quelle que soit la taille de l'entreprise ou l'ancienneté du collaborateur, les juges peuvent condamner l'employeur à verser au collaborateur une indemnité équivalant au maximum à un mois de salaire. En revanche, si le conseiller du salarié n'est pas en mesure de justifier de son mandat, l'employeur peut tout à fait refuser son intervention.

Démission

Vous pouvez, au moment de la démission d'un de vos collaborateurs, décider de l'entendre afin de connaître les motifs de cette décision. Il n'est pas nécessaire ni obligatoire de le faire le jour de l'annonce de la décision du collaborateur. Selon les circonstances qui peuvent être difficiles, vous n'êtes pas obligé de conduire vous-même cet entretien, vous pouvez peut demander au responsable des ressources humaines, de vous remplacer.

Départ négocié

Dans le cadre d'un départ négocié pour motif économique, vous devez respecter tout le formalisme existant en matière de licenciement pour motif économique comme la concertation des représentants du personnel, le respect des délais de réflexion etc. En revanche, il semblerait que le respect d'un entretien préalable et d'une lettre de licenciement ne soit pas obligatoire.

Bon à savoir
Il est plus prudent, et même conseillé, dans une situation de départ pour motif économique, d'envisager cet entretien, même non obligatoire, afin de se protéger contre une annulation de l'accord conclu pour vice de consentement du collaborateur. En effet, l'existence de cet entretien où le collaborateur se fera assister par un autre collaborateur, permettra d'échapper ou d'atténuer tout différend fondé sur un tel vice du consentement.

Départ volontaire (retraite)

Le départ à la retraite du collaborateur exige la manifestation d'une volonté claire et non équivoque de partir en retraite. Il faut également qu'il y ait une demande de liquidation de la pension de retraite. En revanche, aucune procédure préalable ni aucun formalisme ne doit être respecté par vous et le collaborateur.

Bon à savoir
Le collaborateur a tout intérêt, même si rien n'est prévu, de vous communiquer sa décision par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre par lettre remise en main propre contre reçu.

Licenciement économique

Si vous envisagez le licenciement économique d'un collaborateur, vous devez, avant la convocation à un entretien préalable, avoir satisfait à son obligation d'effort de formation et d'adaptation et avoir essayé de le reclasser dans l'entreprise ou dans les entreprises du groupe s'il appartient à un groupe.

Qu'il s'agisse d'un licenciement individuel ou d'un licenciement compris dans un licenciement collectif pour motif économique de moins de 10 collaborateurs dans une même période de 30 jours, l'entretien préalable doit avoir lieu avant toute décision.

Pendant l'entretien, vous devez exposer les motifs et recueillir les explications du collaborateur. Ce dernier peut se faire assister, la lettre de convocation doit l'indiquer.

Bon à savoir
S'agissant d'une mesure affectant le volume ou la structure des effectifs, les représentants du personnel, le comité d'entreprise ou, à défaut, les délégués du personnel doivent être consultés. À défaut, ils peuvent agir en justice pour irrégularité de la procédure d'information et de consultation, donnant lieu au paiement de dommages-intérêts en fonction du préjudice subi.

Les collaborateurs licenciés peuvent agir individuellement devant le conseil de prud'hommes, même si plusieurs collaborateurs saisissent simultanément la justice pour les mêmes motifs. Dans ce cas, si les affaires sont portées devant le même conseil, le bureau de conciliation en ordonne la réunion.

Dans le cas du non-respect des règles de consultation des représentants du personnel, le juge accorde au collaborateur compris dans un licenciement collectif pour motif économique, une indemnité à la charge du manager calculée en fonction du préjudice subi.

Licenciement personnel

Le collaborateur doit être convoqué par écrit à un entretien préalable. La lettre précisera la date, l'heure et le lieu de l'entretien, la possibilité de se faire assister par la personne de son choix appartenant à l'entreprise (représentant du personnel ou non) ou, en l'absence d'institutions représentatives du personnel, par le conseiller de son choix.

Cet entretien doit permettre au collaborateur de connaître les motifs du licenciement envisagé et de s'expliquer. Si ce dernier ne se présente pas au rendez-vous fixé, son absence ne remet aucunement en cause la procédure, qui peut se poursuivre dans le respect des délais légaux.

Bon à savoir
Si vous souhaitez être accompagné pendant l'entretien, veillez à solliciter une personne de l'entreprise dont la présence présente une pertinence dans le cadre du licenciement envisagé et vous aide au bon déroulement de l'entretien. Limitez si possible le nombre d'assistants à une seule personne, pour éviter que l'entretien ne se transforme en interrogatoire !
Si le collaborateur ne se présente pas à l'entretien, par exemple s'il est en arrêt-maladie, vous n'avez aucune obligation de reporter cet entretien (à moins que votre convention collective ne l'impose) et vous pouvez poursuivre la procédure en notifiant votre décision.

Risques pour le manager
Si le licenciement d'un collaborateur survient sans que la procédure requise ait été observée, mais pour une cause réelle et sérieuse, le juge pourra vous imposer d'accomplir la procédure prévue et pourra accorder au collaborateur une indemnité limitée à un mois de salaire.

Mise à la retraite

Vous ne devez respecter aucune autre condition de forme, ni procédure particulière pour la mise à la retraite du collaborateur (sauf le préavis). Par conséquent, vous n'avez pas l'obligation de convoquer le collaborateur à un entretien préalable.

Pour autant, dans la pratique, il vous est fortement recommandé de convoquer le collaborateur à un entretien préalable et de lui notifier sa mise à la retraite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge (reçu), afin de disposer d'un moyen de preuve.

Bon à savoir
Vous devez vérifier les dispositions conventionnelles qui peuvent prévoir une procédure particulière, et les appliquer dès lors qu'elles sont plus favorables au collaborateur.

Rupture conventionnelle

La rupture conventionnelle est un mode de rupture amiable du contrat de travail dont la procédure doit commencer par au minimum un entretien entre manager et collaborateur, afin de définir le contenu de l'accord de rupture à venir.

Si les textes ne précisent pas s'il est nécessaire de formaliser des prises de rendez-vous, ni quelles en seraient les mentions obligatoires, il vous est cependant recommandé d'appliquer la forme, le contenu et les délais prescrits pour l'entretien préalable de licenciement, afin de se prémunir de tout contentieux.

Le collaborateur peut se faire assister pendant l'entretien par un collaborateur de l'entreprise, si celle-ci compte des représentants du personnel ou, dans le cas contraire, par un conseiller extérieur, ce dont il doit avertir le manager. Ce dernier peut lui aussi se faire assister, seulement si le collaborateur se fait lui-même assister, par une personne de l'entreprise (si elle compte au moins 50 collaborateurs) ; par un syndicaliste ; par un autre collaborateur de la branche (si moins de 50 collaborateurs). Il doit en informer le collaborateur au préalable.

Bon à savoir
Vous pouvez signer la convention de rupture dès le premier entretien réalisé avec le salarié, car aucun délai n'est imposé entre le déroulement de l'entretien et la date de signature de la convention.

Sanction disciplinaire

Si un salarié a commis une faute que vous souhaitez sanctionner par une rétrogradation, une mise à pied disciplinaire, voire un licenciement disciplinaire, c'est-à-dire toute sanction pouvant avoir un impact sur la situation du salarié dans l'entreprise (sa fonction, sa carrière, sa rémunération, etc.), vous devez le convoquer à un entretien préalable avant de pouvoir lui notifier cette sanction.

En revanche, si vous envisagez un simple avertissement, il n'est pas nécessaire de réaliser un entretien, à moins que la convention collective dont vous dépendez l'exige.

Le cas échéant, vous devez convoquer le collaborateur en lui précisant l'objet, la date, l'heure, le lieu et lui rappeler la possibilité de se faire assister par un salarié de l'entreprise. Si vous envisagez une sanction allant jusqu'au licenciement disciplinaire, il faut absolument indiquer cette éventualité dans la lettre de convocation et mentionner la faculté pour le salarié de se faire également assister par un conseiller extérieur, s'il n'y a pas de représentant du personnel dans l'entreprise.

Points de vigilance
Des dispositions conventionnelles peuvent exister et être plus favorables au collaborateur. Leur respect ne vous exempte pas d'observer également la procédure légale. Si la procédure n'est pas respectée, le conseil de prud'hommes pourra accorder au collaborateur le versement de dommages et intérêts si ce dernier prouve qu'il a subi un préjudice lié au non-respect de la procédure (impossibilité de se faire assister du fait du délai trop court entre la convocation et l'entretien, etc.). Dans ce cas, l'indemnité ne pourra pas dépasser 1 mois de salaire.

Textes de références:

Cass. soc., 25 février 2009, n° 07-43.189
C. trav., L. 2411-3 à L. 2411-5, L. 2411-13
CE, 28 septembre 2005, n° 266023
C. trav., L. 1232-4 (Assistance du salarié)
Cass. soc., 26 janvier 2010, n° 08-40.333
Cass. soc., 25 septembre 2012, n° 11-10.684
Cass. soc., 12 mai 1993, n° 89-43.346
C. trav., art. L. 1237-9
Cass. soc., 7 février 2001, n° 99-40.635
C. trav., art. L. 1233-11
Cass. soc., 16 avril 1996, n° 93-20.228
C. trav., art. L. 1232-2
Cass. soc., 12 décembre 2013, n° 12-21.046
Cass. soc., 17 septembre 2014, n° 13-16.756
Cass. soc., 6 avril 2016, n° 14-28.815 (pas d'obligation de reporter l'entretien d'un salarié malade)
C. trav., art. L. 1237-5
Cass. soc., 12 janvier 1993, n° 89-43.467
C. trav., art. L. 1237-12
Cass. soc., 3 juillet 2013, n° 12-19.268
C. trav., art. L. 1232-2
C. trav., art. L. 1332-2
Cass. soc., 13 septembre 2005, n° 03-45.580