Il n'y a aucune obligation dans le Code du travail d'établir un descriptif de poste. Il s'agit simplement d'une bonne pratique de management et d'une marque de bonne volonté de l'employeur en cas de conflit.

Les savoirs souhaités pour la réussite de la fonction ou du poste ne font pas partie de la structure d'un descriptif de poste, car ils portent sur la personne et non sur le poste. Vous pouvez voir une personne occuper un certain poste et qui manque de certains savoirs nécessaires, et une autre qui en possède bien plus sur le même poste. En revanche, ces savoirs nécessaires font partie de ce que l'on nomme un profil de poste. De même, la rémunération ne doit pas apparaître dans une description de poste, car il s'agit d'une information qui peut évoluer en fonction de la personne occupant le poste.

Il faut être attentif à la bonne diffusion du document. Après approbation ou modification d'un descriptif de poste, veillez à ce que les collaborateurs en soient informés (circuit d'information et de diffusion) : n'hésitez pas à provoquer une réunion de service pour le présenter et l'expliquer, et à rencontrer le salarié en entretien individuel pour s'assurer de sa compréhension.

Il est alors souhaitable de bien l'argumenter de manière surtout à supprimer tout sentiment de « flicage ». Au contraire, le descriptif de poste permet de mettre clairement au regard de tous, salariés comme employeur, ce qui est attendu. C'est un acte de transparence important.

Certains d'entre nous peuvent penser que cela va conduire le collaborateur « à ne plus faire que ce qui est prescrit ». C'est souvent un sentiment erroné, car dans tous les cas, nos collaborateurs savent très clairement ce qui leur incombe et ce qui est en dehors de leur rôle. À nous, managers, de respecter ce cadre, mais d'exiger le juste résultat.

Activité

Il s'agit de tâches réalisées par le collaborateur. Veillez à ne pas alourdir le descriptif par la mention de tâches mineures. Il faut décrire les tâches essentielles. L'importance d'une tâche tient compte de sa fréquence d'exécution, du temps qui y est consacré et des conséquences de son inexécution.

Par exemple, exprimer que telle tâche consiste à déplacer des sacs de 25 kilos ou à déplacer tels matériaux utilisés, constitue une précision inutile, et sera toujours avantageusement remplacé par un descriptif plus général.

Utilisez des phrases concises et claires et privilégiez l'emploi de verbes d'action à l'infinitif (comme « analyser », « établir », « exploiter », « mesurer », etc.). Restez proche de l'ordre chronologique d'une journée du salarié.

Discrimination

Soyez attentif à ce qu'aucun élément pouvant être considéré comme discriminatoire ne soit exprimé dans le descriptif. Toute expression comportant une préférence pour les éléments suivants, tendrait à être considérée comme discriminatoire : l'origine de la personne pour le poste, son sexe, ses moeurs, son âge, sa situation de famille ou de santé : grossesse, maladie, handicap, ses opinions politiques ou religieuses, ses activités syndicales, son apparence physique, son nom.

Soyez donc attentif aux termes que vous utilisez dans la fiche de poste et à la manière dont ils peuvent être interprétés.

Emploi

Désigne le fait d'occuper un poste de travail.

Information et consultation du CE

Le CE n'a pas de rôle dans la rédaction d'un descriptif de poste, qui est de la seule responsabilité de l'employeur. Mais il est toujours souhaitable de l'associer à sa réalisation, d'une part pour profiter de l'expertise de ses membres sur certains postes, et d'autre part pour montrer la volonté de l'employeur de clarifier son organisation interne et de prendre en compte la lisibilité des postes confiés à chaque employé.

Licenciement

Un collaborateur peut rendre caduque un licenciement économique et surtout un licenciement pour faute grave, en faisant remarquer que les tâches en cause ne sont pas exprimées ou précisées dans la description de poste (ou le sont insuffisamment), ou qu'il n'y a pas de description de poste.

Métier

Un métier est souvent assimilé à un poste. Pourtant on le distingue par le fait qu'un métier est le regroupement de savoirs, savoir-faire, savoir-être pouvant correspondre à l'exercice de plusieurs postes d'une même famille. Exemple : le métier de « commercial » peut s'exercer à différents postes : attaché commercial, responsable de site, guichetier, etc.

Organigramme

La description de poste n'a pas pour objectif de décrire toutes les relations hiérarchiques de l'entreprise, comme doit le faire un organigramme. Seules les relations que le poste entretient avec le reste de l'organisation doivent être décrites.

Poste à pourvoir

Il n'y a pas de référence explicite à la description de poste dans le Code du travail, sauf l'article L. 1242-17 qui demande à l'employeur de « porter à la connaissance des salariés liés par un contrat à durée déterminée la liste des postes en CDI à pourvoir ». Ces postes peuvent faire l'objet d'une description.

Poste de travail

Ensemble ordonné des tâches réalisées par une personne au sein d'un service ou d'une fonction de l'entreprise.

Profil de poste

Élaboré à partir de la description de poste, il liste les exigences nécessaires à l'occupation du poste (connaissances et qualités).

Savoirs

Ensemble de connaissances permettant d'atteindre un but. Le savoir se distingue de la tâche. Par exemple, si la tâche consiste à « couper une planche conformément au gabarit », un des savoirs nécessaires est de « savoir mesurer ». Or, un tel savoir ne figure pas dans un descriptif de poste.

Savoir-être

Ensemble des comportements ou attitudes qui ne sont pas reliés à des savoirs théoriques mais qui sont spécifiquement liés aux capacités de communication et de gestuel. Par exemple, la politesse ne demande aucune connaissance particulière, il s'agit d'un réflexe verbal que l'on a plus ou moins de faculté à exprimer. De même, le fait de sourire ou d'avoir des expressions cordiales, voire amicales avec notre entourage, est issu de notre propre motivation, notre personnalité, et sera bien entendu également influencé par l'environnement.

Versions

Une description de poste doit être modifiée lorsque les responsabilités du poste ont changé, par suite d'innovations technologiques, ou de toute introduction de nouveaux outils ou méthodes.

Il est donc recommandé d'insérer certains éléments garants du suivi de ses versions :

• repérage et identification : qui a élaboré le document : nom(s), fonction, service..., et quand : description de poste établie le... ;

• examen et approbation : date de validation et par qui : document validé le... par... (nom, fonction, service, signature).

Qwesta vous propose de prendre quelques minutes pour évaluer la qualité des recrutements au sein de votre entreprise : cliquez-ici pour accéder au diagnostic