Qu'est-ce que la délégation de pouvoirs ?

26/08/2015

En droit social, la notion de délégation est souvent présente. Ainsi, en tant que manager, vous pouvez décider à un moment donné de déléguer vos pouvoirs à un collaborateur. Cette délégation peut intervenir dans différents domaines comme en matière de respect des règles d'hygiène et de sécurité, de gestion du personnel, informatique, comptabilité, transports et environnement.

Les étapes de la rédaction d'une délégation de pouvoirs

Déléguer une tâche à un de ses collaborateurs demande de prendre des précautions dans le choix de la tâche déléguée et ensuite dans la manière de lui en parler.

Concernant le choix de la tâche, il faut la définir par un objectif bien formulé, écrit, tenant lieu de contrat. Ensuite, prendre garde à ce que les moyens permettant l'exécution de la tâche soient également délégués. Par exemple, attention aux tâches pour l'exécution desquelles votre collaborateur doit exiger d'autres collaborateurs certaines informations ou documents, à votre place. N'hésitez pas à le faire savoir à votre entourage. Enfin, vérifiez en quoi celui qui reçoit la délégation peut réellement l'exercer en termes de compétence, et d'envie. Notamment sur ce dernier point, gardez à l'esprit qu'en cas de non-réussite du collaborateur, celui qui délègue conserve la responsabilité finale de l'échec vis-à-vis de l'extérieur, mais en cas de succès, il doit respecter la paternité au collaborateur.

En matière de présentation de la délégation à votre collaborateur, il est important de suivre certaines étapes. Tout d'abord planter le décor, aller droit au but, en exprimant ce que vous souhaitez déléguer sans donner de détails sur la délégation. Puis, demandez au collaborateur ce qu'il en pense : est-il partant ? Il a alors le choix entre 2 réactions. Soit il est d'accord a priori. Laissez-le alors s'exprimer au maximum sur sa façon à lui de réaliser la tâche que vous lui déléguez. Puis si nécessaire, complétez certains aspects ou certaines étapes s'il ne les a pas citées, ou prévenez-le de certains risques ou erreurs possibles afin de le mettre en garde, compte-tenu de votre propre expérience. En revanche, s'il évoque des doutes ou s'il est peu enclin à accepter, passez quelques minutes à expliquer plus en détail et à justifier cette délégation : manque de temps, surdéveloppement de l'activité, etc., et à donner les critères qui ont conduit à le ou la choisir.

Si votre collaborateur n'est toujours pas d'accord, alors demandez-lui les raisons ; souvent il vous les donne d'emblée, et vous pourrez peut-être y déceler des difficultés propres à la tâche, que vous n'aviez pas décelées auparavant. Profitez-en pour en tirer des conclusions sur une adaptation éventuelle.

Cadres

Vous devez en matière de classifications professionnelles, consulter la convention collective applicable dans son entreprise. Les différentes catégories de collaborateurs cadres sont distinguées des autres collaborateurs (et en particulier des agents de maîtrise). Ces cadres doivent posséder au moins une formation dans les fonctions exercées, attestée par un diplôme ou résultant d'une expérience professionnelle, et exercer des responsabilités par délégation du manager.

Clause de délégation

Lorsque vous souhaitez formaliser une délégation au bénéfice d'un ou plusieurs de vos collaborateurs, la rédaction de la clause doit répondre à des critères précis. Elle doit être certaine, sans ambiguïté, limitée dans le temps donc avoir une durée suffisante, faire apparaitre nettement le délégataire et être antérieure aux hypothétiques manquements commis.

Bon à savoir
Il n'est pas exigé d'écrit, cependant il est préférable pour vous, pour des raisons de preuve, qu'elle soit formalisée par écrit.

Pouvoirs de délégation

Vous pouvez déléguer vos pouvoirs, notamment en matière de respect des règles d'hygiène et de sécurité.

Ceci suppose que vous exerciez les responsabilités que vous souhaitez déléguer et donc disposiez d'un niveau significatif de responsabilité, que vous manifestiez une volonté claire et sans ambiguïté de déléguer ces pouvoirs. Vous ne pourrez valablement confier cette délégation qu'à un collaborateur techniquement compétent ayant des connaissances des textes applicables pour les faire respecter. Ce collaborateur doit en outre disposer d'une autorité et d'une autonomie suffisantes, ainsi que des moyens matériels et financiers nécessaires pour appliquer les missions qui lui sont déléguées au sein de son service.

Mais vous pouvez également l'utiliser en matière de gestion du personnel, informatique, comptabilité, transport et environnement.

La délégation de pouvoirs a pour effet de déplacer au délégataire la responsabilité pénale des infractions aux règles du droit du travail. Vous êtes donc exonéré de votre responsabilité, si vous établissez que vous aviez délégué votre autorité au moment des faits ayant causé l'accident. Il est donc très conseillé de rédiger précisément cette délégation pour la faire signer par votre délégataire et vous-même. Il est également capital que vous n'exerciez plus les missions que vous avez déléguées, faute de quoi votre responsabilité ne serait pas transférée.

Risque pour le manager
Vous commettez une faute si vous ne prévoyez pas de délégation de pouvoirs dès lors que vous ne pouvez plus assurer vous-même l'application de la réglementation, du fait notamment de la taille de votre service.

Point de vigilance
Faites attention à formuler exactement le champ des missions que vous déléguez à votre collaborateur. En cas d'infraction de sa part, vous ne pourrez le tenir pour responsable que des missions que vous lui avez effectivement déléguées et ne pourrez lui reprocher une carence dans un autre domaine qui ne correspond pas à la délégation écrite.

Responsabilités

Vous pouvez déléguer vos responsabilités de manière ponctuelle, dans différentes situations :

pour une tâche récurrente qui peut devenir une activité permanente ;

pour une mission ponctuelle ou pour une participation à des groupes de travail ;

quand vous avez une surcharge de travail et dans le cas d'un remplacement d'absence.

Délégation temporaire

Vous pouvez déléguer temporairement un collaborateur à un poste plus qualifié que le sien, pour remplacer un autre collaborateur. Cette délégation ne doit pas être confondue avec une promotion, elle n'est une promotion que si elle se prolonge ou si cela est prévu dans la convention collective. Elle devra alors être formalisée par un avenant au contrat de travail.

Qu'elle aboutisse ou non à une promotion, le collaborateur a droit une indemnité différentielle de salaire pour la période de délégation.

Vous devez vérifier dans la convention collective applicable dans l'entreprise si des dispositions particulières existent.

Bon à savoir
Il est préférable, pour éviter toute contestation, de formaliser au plus tôt et par écrit cette délégation temporaire.

Textes de références

Cass. soc., 30 avril 1975, n° 74-40.338
C. pén., art. 121-2 et C. civ., art. 1384
Cass. crim., 12 janvier 1988, n° 85-95.950
Cass. soc., 7 novembre 2012, n° 11-25.653
Cass. soc., 8 septembre 2015, n° 14-83.053 (la délégation de pouvoirs doit être précise pour être opposable)
Cass. crim., 15 mars 2016, n° 14-85.078 (impossibilité d'invoquer une délégation pour le chef d'entreprise qui continue à exercer les missions concernées)