Quelles sont les formalités administratives obligatoires lors d'une embauche ?

01/04/2017

Chaque embauche donne lieu à l'accomplissement, par l'employeur, d'un certain nombre de formalités auprès de différents organismes. Certaines doivent être réalisées avant l'entrée en service du salarié dans l'entreprise, d'autres au moment de la prise de fonction ou, encore, postérieurement à cette date.

Dans quels cas demander une autorisation préalable à l'embauche ?

Cette formalité d'embauche ne concerne que les mineurs de 14 à 16 ans qui sont amenés à travailler pendant leurs vacances scolaires.

Vous devez adresser, dans les 15 jours avant la date prévue pour la prise de fonction, une demande à l'agent de contrôle de l'inspection du travail compétent, accompagnée de l'accord écrit du représentant légal du jeune.

L'absence de réponse dans les 8 jours francs vaut autorisation.

Cette obligation peut également concerner les apprentis, quand ces derniers sont susceptibles de rencontrer des travaux dangereux dans le cadre de leur apprentissage.

Quelles règles respecter pour la déclaration préalable à l'embauche ?

La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet de s'acquitter des obligations suivantes :

s'il s'agit d'une première embauche, immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale et affiliation à l'assurance chômage ;

immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie ;

demande d'adhésion à un service de santé au travail ;

demande d'examen médical d'embauche.

Les informations à renseigner dans la DPAE sont celles relatives :

à l'employeur : dénomination sociale de l'entreprise ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, numéro SIRET, adresse de l'établissement, service de santé au travail dont dépend l'employeur ;

au futur salarié : nom et prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale ;

à l'embauche : date et heure de l'embauche, nature et durée du contrat, durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats de travail à durée indéterminée (CDI) et les contrats à durée déterminée (CDD) de 6 mois ou plus.

L'employeur doit adresser la déclaration à l'URSSAF pour un salarié du régime général. L'organisme territorialement compétent est celui dont dépend l'établissement où travaille le salarié.

L'URSSAF transmet ensuite les données déclaratives aux différents organismes concernés.

À quels organismes affilier le salarié ?

Le salarié doit être affilié auprès des organismes de mutuelle et de prévoyance auxquels l'entreprise adhère, le salarié devant être informé de cette affiliation et des droits qui en découlent, notamment en matière de garanties.

Ainsi, lors de la mise en place d'un régime de prévoyance complémentaire, l'employeur est tenu de remettre au salarié nouvellement embauché la notice d'information rédigée par l'organisme assureur retranscrivant de manière claire et précise le contenu du régime mis en place.

Quel formalisme respecter ?

Inscription au registre unique du personnel

Comme pour tout nouvel embauché, quel que soit son statut, la date d'embauche, le type de contrat ainsi que les autres mentions obligatoires doivent être inscrits immédiatement lors de la prise de fonction dans le registre unique du personnel (document obligatoire).

Visite d'information et de prévention

Depuis le 1er janvier 2017, tout nouvel embauché doit faire l'objet d'une visite d'information et de prévention qui doit être organisée par un professionnel de santé dans les 3 mois à compter de la prise effective du poste de travail. Cette visite individuelle, qui remplace la visite médicale d'embauche, peut être assurée par un collaborateur médecin, un interne en médecine du travail ou un infirmier.

Pour les travailleurs de nuit et les jeunes de moins de 18 ans, cette visite doit être effectuée par le médecin du travail et ce, préalablement à l'affectation au poste.

Un examen médical d'aptitude reste cependant obligatoire et se substitue à la visite d'information pour les postes présentant des risques particuliers pour la santé ou la sécurité du salarié, celles de ses collègues ou celles de tiers évoluant dans l'environnement immédiat du salarié. Cet examen permet de s'assurer de la compatibilité de l'état de santé du salarié avec le poste sur lequel il est affecté. Il est effectué avant l'embauche et renouvelé périodiquement.

Pour mémoire, certains postes de travail nécessitent des actes médicaux préalables à l'entrée en fonction (vaccination notamment).

Quelles sont les formalités d'embauche réservées aux cas particuliers ?

Les travailleurs handicapés

L'employeur doit fournir annuellement à l'Administration une déclaration dans laquelle figurent l'effectif de l'entreprise et le nombre d'emplois réservés aux travailleurs handicapés.

Quelques conseils

1. Pensez à délivrer au salarié embauché les informations obligatoires

Vous devez :

remettre au nouvel embauché une copie de la DPAE ou l'accusé de réception (vous en êtes dispensé si le nouvel embauché dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'organisme destinataire) ;

lui préciser la date de sa visite d'information et de prévention ou de son examen médical d'aptitude ;

l'informer sur la convention collective applicable à l'entreprise ;

lui préciser qu'il bénéficie tous les 2 ans, d'un entretien professionnel afin d'étudier ses perspectives d'évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d'emploi.

2. Procédez avec méthode pour ne rien oublier

En effet, les déclarations administratives et les contrôles sont de plus en plus nombreux, les risques d'oubli ou d'erreur augmentent eux aussi.

3. Conservez les justificatifs ou récépissés de déclaration

Pour des raisons évidentes de preuve en cas de contentieux, il est impératif de bien conserver une trace de l'accomplissement des formalités (accusé de réception de télécopie ou de courrier, etc.).

À titre d'exemple, en cas d'accident mortel du travail dans les premières heures suivant l'embauche, il est impératif que l'employeur puisse prouver qu'il a affilié en temps et en heure le salarié auprès de l'organisme d'assurance qui prendra en charge l'indemnisation de la famille, sous peine de devoir se substituer à cet organisme.

4. Utilisez le titre emploi-service entreprise (TESE)

Si votre entreprise compte moins de 20 salariés, vous pouvez simplifier vos formalités administratives d'embauche grâce au titre emploi-service entreprise (TESE).

Le TESE permet :

d'accomplir les formalités liées à l'embauche : DPAE et contrat de travail ;

de déclarer les salariés aux organismes de protection sociale gérant des régimes collectifs et obligatoires : URSSAF, assurance chômage, caisses de retraite complémentaire et supplémentaire, organisme de prévoyance, caisse de congés payés (pour les secteurs du BTP, du transport, de la manutention, du nettoyage industriel) ;

de régler les cotisations de protection sociale obligatoire dues à ces organismes.

Les textes officiels

C. trav., art. L. 1221-10 et R. 1221-1 (déclaration préalable à l'embauche), L. 1221-12-1 et D. 1221-18 (déclaration sur Internet), L. 4153-3 et R. 4153-5 (autorisation administrative préalable à l'embauche pour un mineur), R. 1227-1 et R. 1227-2 (peines encourues), R. 4624-10 (visite d'information et de prévention), L. 8221-3 et L. 8221-5 (délit de travail dissimulé), L. 6315-1 (information du salarié sur l'entretien professionnel)

CSS, art. R. 243-2 (immatriculation de l'employeur)

Cass. crim., 12 janvier 2016, n° 14-87.695 (obligation pour l'employeur de s'assurer de l'effectivité de la visite médicale d'embauche)

Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016, art. 102 (suppression de la visite médicale d'embauche systématique)

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