Quels sont les nouvelles obligations liées à la réforme de la formation professionnelle pour les organismes de formation ?

12/03/2017

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Les critères de qualité, défini par le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue imposent de nouvelles obligations aux prestataires de formation notamment en terme de qualité. Voici un tour d'horizon de ce qu'il faut savoir.

Quels sont les objectifs du décret ?

Au-delà de s’assurer de la qualité de la formation, l’objectif de ce décret est de donner un sésame aux organismes de formation pour accéder aux principaux financeurs de la formation à condition d’avoir, soit satisfait à leurs procédures internes d'évaluation, soit obtenu une certification ou un label. En contrepartie, les finances inscriront sur un catalogue de référence les prestataires de formation qui auront rempli les conditions (évaluation, label ou certification) :

  • Améliorer la transparence de l’offre de formation aux acheteurs, entreprises, particuliers des outils d’aide à la décision ;
  • Favoriser une montée en charge progressive de la qualité des prestataires et de leur capacité à dispenser des formations de qualité ;
  • Mettre en visibilité les caractéristiques des prestataires de formation (telles que définies par le décret), pour les financeurs, les acheteurs, et les bénéficiaires que sont les entreprises et les particuliers ;
  • Initier un processus d’amélioration permanent de l’offre de formation
  • Renforcer l’implication des financeurs quant à la qualité des formations qu’ils financent et leur rôle dans le contrôle de l’exécution des prestations.

Le décret précise notamment le rôle du CNEFOP dans l'amélioration des démarches de certification de la qualité.

Le CNEFOP inscrira sur une liste publiée sur son site les prestataires de formation qui répondent à ces nouvelles exigences. L’autre possibilité offerte aux organismes de formation, lorsqu’ils ne possèdent ni une certification qualité ni un label, sera de répondre aux grilles d’évaluation internes mises en place par les finances de formation et ainsi apporter la preuve de leur capacité à respecter les six critères.

Quels sont les 21 indicateurs pour évaluer les 6 critères qualité ?

A. Objectif des formations et adaptation aux stagiaires

Pour respecter pleinement les critères de qualité liés à la réforme de la formation professionnelle, votre organisme se doit d'identifier les objectifs des formations et d'adapter les formations aux publics de stagiaires formés :

IndicateursÉléments de preuve obligatoires
A.1 Capacité de l’OF à produire un programme détaillé pour l’ensemble de son offre, et de l’exprimer en capacités ou compétences professionnelles visées
  • Programmes détaillés (catalogue des programmes détaillés)
A.2 Capacité de l’OF à informer sur les modalités de personnalisation des parcours proposés, à prendre en compte les spécificités des individus, et à déterminer les prérequis – information sur les modalités de prises en compte des acquis (VAE / VAP)
  • Descriptif des modalités de personnalisation d’accès à la formation
A.3 Capacité de l’OF à décrire et attester de l’adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation
  • Attestation d’adaptation des modalités pédagogiques (*)
A.4 Capacité de l’OF à décrire les procédures de positionnement à l’entrée et d’évaluation à la sortie
  • Descriptif des procédures d’admission Descriptif des procédures d’évaluation

B. Accueil, suivi pédagogique et évaluation des stagiaires

Pour respecter pleinement les critères de qualité liés à la réforme de la formation professionnelle, votre organisme se doit d'adapter les dispositifs d’accueil, de suivi pédagogique et d’évaluation aux publics de stagiaires :

 IndicateursÉléments de preuve obligatoires
B.5 Capacité de l’OF à décrire les modalités d’accueil et d’accompagnement
  • Livret d’accueil ou équivalent dans le cadre de FOAD
B.6 Capacité de l’OF à décrire la conformité et l’adaptation de ses locaux
  • Descriptif des moyens matériels et leur conformité aux lois et règlements
B.7 Capacité de l’OF à décrire son propre processus d’évaluation continue
  • Descriptif de la démarche qualité interne ou externe
B.8 Capacité de l’OF à décrire les modalités de contrôle de l’assiduité des stagiaires adaptées aux différents formats pédagogiques 

  • Présentiel : Descriptif des modalités de contrôle de l’assiduité des stagiaires
  • FOAD : Existence des exercices et modalités d’évaluation

B.9 Capacité de l’OF à décrire l’évaluation continue des acquis du stagiaire
  • Descriptif des outils d’évaluation des stagiaires

C. Adéquation des moyens pédagogiques et encadrement de l'offre de formation

Pour respecter pleinement les critères de qualité liés à la réforme de la formation professionnelle, votre organisme se doit de s’assurer de la pertinence des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement à l’offre de formation :

IndicateursÉléments de preuve obligatoires
C.10 Capacité de l’OF à décrire les moyens et supports mis à disposition des stagiaires 

Présentiel : Supports standards mis à disposition

  • FOAD : descriptif technique des plateformes synchrone et asynchrone
C.11 Capacité de l’OF à décrire ses moyens d’encadrement pédagogiques et technique
  • Descriptif de l’équipe pédagogique
  • Descriptif de ses modalités d’intervention 

D. Qualification professionnelle et formation continue des formateurs

Pour respecter pleinement les critères de qualité liés à la réforme de la formation professionnelle, votre organisme se doit de maîtriser la qualification professionnelle et la formation continue des formateurs :

IndicateursÉléments de preuve obligatoires
D.12 Capacité de l’OF à produire et mettre à jour une base des expériences et qualifications des formateurs
  • Attestation de l’existence d’une CV- thèque mise à jour de ses formateurs
D.13 Capacité de l’OF à attester des actions de formation continue du corps de formateurs ou du formateur indépendant
  • Attestation annuelle du niveau d’investissement en formation pour ses formateurs et du % formé
D.14 Capacité de l’OF à produire des références
  • Attestation de références clients sur la base d’un modèle

E. Information des stagiaires

Pour respecter pleinement les critères de qualité liés à la réforme de la formation professionnelle, votre organisme se doit d'informer les stagiaires sur l’offre de formation, ses délais d’accès et  éventuellement les résultats obtenus :

IndicateursÉléments de preuve obligatoires
E.15 Capacité de l’OF à communiquer sur son offre de formation
  • Catalogue et publicité des tarifs et conditions de vente
E.16 Capacité de l’OF à produire des indicateurs de performance
  • Descriptif des indicateurs de performance (exemple taux d’insertion, de présentation et/ou réussite aux examens,…)
E.17 Capacité de l’OF à contractualiser avec les financeurs
  • Existence de contrats signés avec des financeurs (Etat, Région, Pôle Emploi)
E.18 Capacité de l’OF à décrire son / ses périmètre(s) de marché
  • Descriptif des clients (B to B, B to C, alternance, branches)

F. Prise en compte des appréciations des stagiaires

Pour respecter pleinement les critères de qualité liés à la réforme de la formation professionnelle, votre organisme se doit de prendre en compte les appréciations rendues par les stagiaires :

IndicateursÉléments de preuve obligatoires
F.19 Capacité de l’OF à produire des évaluations systématiques et formalisées des actions de formation auprès des stagiaires
  • Protocole d’évaluation (Chaud ou froid)
F.20 Capacité de l’OF à décrire les modalités de recueil de l’impact des actions auprès des prescripteurs de l’action
  • Existence d’enquête auprès des entreprises pour connaître l’impact de l’action
F.21 Capacité de l’OF à partager les résultats des évaluations avec les parties prenantes (formateurs, stagiaires, financeurs, prescripteurs) dans un processus d’amélioration continue
  • Descriptif des modalités de partage des évaluations avec les parties prenantes

Comment obtenir un label ou une certification existants ?

L’intérêt de répondre de façon satisfaisante aux exigences d’une démarche-qualité est renforcé par la possibilité de le faire reconnaître par l’ensemble du secteur professionnel. C’est l’objet de la certification (terme employé ici au sens générique) qui apporte la garantie d’un contrôle externe et donne une visibilité aux efforts déployés par le prestataire.

La certification des prestataires de formation ressort d’une démarche :

  • volontaire de la part du prestataire de formation, qui souhaite démontrer son expertise et sollicite un organisme certificateur ou une instance de certification : c’est le cas des démarches qualité qui font l’objet de ce document ;
  • réglementaire et obligatoire dans certains cas, afin d’obtenir la possibilité de délivrer des actions de formation dans des domaines « à risque » (santé, sécurité…) : par exemple l’enregistrement des organismes de formation pour le développement professionnel continu des professionnels de santé.

Le principe de certification consiste à :

  • construire un référentiel de certification qui définit des exigences contrôlables. Ce référentiel peut être construit ex nihilo, ou reprendre les exigences d’un seul référentiel-source, ou être élaboré à partir de plusieurs sources (référentiels normatifs + autres exigences par exemple). Selon le cas, ce référentiel définit des exigences relatives à un service, à une organisation, à un domaine de formation
  • faire contrôler par un tiers (au travers d’audits sur sites ou sur dossiers) la conformité du candidat aux exigences posées par le référentiel de certification ; ce tiers transmet son rapport d’audit à l’organisme certificateur ou l’instance de certification ;
  • faire délivrer une attestation de conformité aux exigences du référentiel par l’organisme certificateur ou l’instance de certification, après présentation d’un rapport d’audit satisfaisant.

Cette attestation a une validité limitée (souvent 3 ou 4 ans), ponctuée d’audits intermédiaires. Selon les cas, elle s’appelle label, certificat de qualification professionnelle, certification… Lorsqu’il s’agit de certifier des engagements de services ou de personnes, l’organisme certificateur doit être accrédité par le Cofrac (comité français d’accréditation).

Voici la première liste du Cnefop comporte 5 certifications et 5 labels :

  • Le label « CIBC qualité totale » de la Fédération nationale des CIBC (48 organismes référencés) : pour trois ans ;
  • Le label « Certif Languedoc-Roussillon Midi-Pyrénées » de la région Languedoc-Roussillon Midi-Pyrénées (159 organismes référencés) : pour trois ans ;
  • Le label Eduform du ministère de l’Education nationale, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche (aucun organisme référencé pour le moment) : pour trois ans ;
  • Le label APP (Atelier de pédagogie personnalisée), 115 organismes référencés : pour trois ans ;
  • Le label E2C (Ecoles de la deuxième chance), 43 organismes référencés : « Inscription pour trois ans sous réserve que soit corrigée, dans l’année, l’absence, dans le référentiel, d’éléments concernant l’information du public sur l’offre de formation et les résultats obtenus » ;
  • Le certificat de qualification professionnelle « ISQ OPQF » (1.000 organismes de formation déjà référencés) : inscription pour trois ans ;
  • La certification de services « Qualicert RE/VIV/03 – ‘Engagements certifiés pour la formation des entrepreneurs du vivant’ » de SGS ICS (53 organismes référencés) : pour trois ans ;
  • La certification « Engagement de service REF221 – Services aux agriculteurs et acteurs des territoires » de l’Afnor certification (73 organismes référencés) : pour trois ans ;
  • La certification de conformité en formation professionnelle de l’Afnor certification : pour trois ans ;
  • La certification FAC (facilitateur en acquisition de compétences) d’I.Cert (6 organismes référencés)

Qu'est-ce que le data dock ?

Le Data Dock est un entrepôt de données qui permet aux financeurs de la formation professionnelle de vérifier la conformité des organismes de formation aux critères qualité définis par la Loi.

Après leur enregistrement sur le Datadock, les organismes de formation doivent déposer les éléments de preuve liés aux 21 indicateurs définis par les financeurs pour répondre aux 6 critères.

Une fois le contrôle de la conformité des pièces réalisé, les organismes de formation deviennent « référençables » par les financeurs.

Chaque financeur peut alors décider de référencer ces organismes de formation pour les faire apparaître dans son catalogue de référence.

Le Datadock permet aux organismes de formation :

  • de récupérer la base des organismes de formation Pactole de la DGEFP
  • de s’enregistrer en complète autonomie
  • de s’auto-déclarer pour leur propre identification et surtout pour leurs réponses aux indicateurs
  • de consulter et mettre à jour leurs informations
  • de bénéficier d’un circuit court lorsqu’ils sont titulaires d’une certification labellisée par le CNEFOP

Il permet aux financeurs :

  • d’examiner les déclarations des organismes de formation et de rendre chaque OF référençable ou non en fonction de ces éléments
  • de valider temporairement un organisme de formation pendant une période transitoire jusqu’en juin 2017
  • de partager des informations sur les organismes de formation dans un espace collaboratif qui leur est réservé d’accéder à du reporting

Le Datadock est un outil qui simplifie les démarches des organismes pour se faire référencer par les financeurs (ils s’inscrivent une seule fois pour tous les financeurs associés au projet), et qui simplifie également le travail des financeurs, grâce à l’interfaçage réalisé avec leurs propres systèmes d’information.

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