Quels sont les ingrédients d'une bonne stratégie Achats ?

13/02/2017

Une fois le service des achats mis en place dans l’entreprise, et une fois la politique générale des achats définie, il est nécessaire de se doter d’une stratégie, d’objectifs, et de plan d’actions. Avez-vous les bons outils pour définir et mettre en œuvre votre stratégie Achats ?

“La stratégie achat consiste, en ligne avec la politique achat, à déterminer les objectifs spécifiques sur une famille d’achats puis à choisir les modes d’actions et d’allocation des ressources qui permettront d’atteindre les objectifs. C’est aussi répondre à la question : où aller, comment y aller et avec quels moyens ?”
Source : La boîte à outils de l’acheteur, CANONNE-PETIT

La politique Achat et la stratégie Achats

Une « bonne » stratégie Achats doit pouvoir répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les objectifs spécifiques du service Achats, en lien avec la Politique Achats Globale de l’entreprise ?

• Quelles ressources sont nécessaires pour atteindre ces objectifs ?

• Quel sont les plans d’actions qui vont être menés pour atteindre ces objectifs ?

En déclinant ainsi votre stratégie Achats et en la communiquant aux équipes, ainsi qu’aux clients internes, vous pouvez créer davantage d’engagement et de réussite. Vous apportez de la sérénité, de la visibilité, et permettez davantage de collaboration à l’intérieur de l’entreprise.

Cartographier ses achats : Segmentation fournisseurs et bases de données

Pour élaborer une bonne stratégie, il faut de bonnes bases, à commencer par un bon état des lieux de vos fournisseurs. Les informations à recueillir, a minima, sont leur nom et adresse, les articles que vous achetez chez eux (code et descriptif), le chiffre d’affaires et le volume des commandes des 3 dernières années. Pour trouver ces informations, vous pouvez utiliser l’ERP de l’entreprise, ou encore la comptabilité, ou enfin simplement à partir des factures reçues. Les fournisseurs peuvent aussi vous fournir éventuellement cette information, si elle est trop difficile à récupérer en interne dans la structure.

Une fois recueillies, ces informations doivent permettre de classer et segmenter les dépenses par famille d’achat. Des catégories existent déjà de manière standard (comme par exemple la liste UNSPSC, internationale et très détaillée), mais vous pouvez aussi créer votre propre segmentation, en définissant si possible des catégories de produits homogènes, et représentant un CA minimum pour l’entreprise.

Au final, vous disposez ainsi d’une base de données de vos fournisseurs et de vos produits.

Analyser les dépenses : comment ?

Différentes méthodes peuvent être utilisées pour analyser la répartition des dépenses et élaborer des stratégies en fonction de ces analyses.

Une des méthodes très connue est le diagramme de Pareto : quels sont les 20% de produits qui représentent 80% des dépenses (en CA, en volume ou encore par référence) ? En ciblant votre stratégie sur ces 20% là, vous optimiserez rapidement et efficacement vos coûts.

Une autre méthode consiste à utiliser la matrice stratégique de Kraljic. Dans cette approche, une fois les achats classifiés selon leurs contraintes (internes et externes) et selon leur montant, vous obtenez 4 stratégies « prédéfinies » possibles :

• Sécuriser l’approvisionnement et consolider la communication interne pour les achats lourds (appelés aussi achats critiques)

• Consolider et si possible optimiser les processus pour les achats simples (appelés aussi achats de routine)

• Construire des partenariats et manager la performance de vos achats stratégiques. Eventuellement songer à une internalisation.

• Passer des appels d’offres réguliers et mener des analyses de coûts poussées pour vos achats risqués (fort montant, faibles contraintes : ce sont des achats sur lesquels vous pouvez avoir un fort levier d’action)

Définir des stratégies par famille d’achats

Une « bonne » stratégie pour les achats se compose en fait de plusieurs stratégies différentes selon les familles établies au préalable dans les différentes matrices et diagrammes. Ensuite, selon le niveau de maturité de votre gestion des achats, et selon le délai dont vous disposez, différents leviers de performance sont accessibles : mise en place d’appels d’offre, analyse de la valeur, massification, organisation ou enfin suivi de la performance de vos achats.

Pour chaque famille d’achats, vous pouvez aussi établir une stratégie détaillée en favorisant la génération d’initiatives de vos acheteurs : de très nombreux leviers existent, des plus basiques (mise en concurrence, rationalisation du panel ou négociations plus offensives par exemple) aux plus complexes (Achats LEAN, Global Sourcing, Analyses make or buy …).
Face à ces nombreuses options, pour déterminer la « meilleure » stratégie par famille, une matrice Efforts/Bénéfices peut vous aider à choisir.

Plans de productivité, analyses Make or Buy … : donnez une nouvelle puissance à vos stratégies.

Pour améliorer encore les performances de vos relations fournisseurs, vous pouvez élaborer avec vos clients internes un plan de productivité : lister tous les leviers d’action possible, les familles de produits concernés et les potentiels, intégrez le taux de confiance de vos fournisseurs, et définissez planning, ressources et risques, avec vos clients internes, pour optimiser les processus et au final la productivité globale.

Evidemment, vous devez aussi vous poser les questions stratégiques « Make or Buy », et déterminer si l’outsourcing (externalisation en France ou à l’etranger) et/ou la sous-traitance seraient des options permettant d’améliorer la rentabilité des achats dans certains domaines. Vous pouvez raisonner par fonction entière (informatique, nettoyage …), par infrastructure (énergies, réseau télécom …) ou par processus opérationnel (production, stockage, transport…). L’externalisation permet de s’assurer d’une obligation de résultats, la sous-traitance n’est qu’une obligation de moyens.

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