Quel régime d'indemnités kilométriques pour les consultants et formateurs indépendants ?

03/09/2018

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En fonction de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage parcouru dans l'année à titre professionnel, les consultants et formateurs indépendants peut évaluer le coût total de l'utilisation de leur véhicule et peut ainsi le déduire de son revenu professionnel.  On se réfère alors au tableau “Barème kilométrique”de l’année en cours fourni par l’administration fiscale.

1. Définition

Le barème kilométrique fiscal sert à évaluer de façon forfaitaire le coût d'utilisation d'un véhicule par les contribuables. Le barème prend en compte l'ensemble des frais (amortissement du véhicule, assurance, réparations, carburant, etc.) à l'exception :

● des intérêts d'emprunt si le véhicule a été acheté à crédit ;

● des frais de stationnement ;

● des péages.

Le barème kilométrique est surtout utilisé par les salariés qui optent pour la déduction des frais réels et renoncent donc à la déduction forfaitaire de 10%. L'utilisation du barème par les salariés pour calculer leurs frais professionnels est limitée à une puissance maximale de 7 CV.

2. Mode d'emploi

En fonction de la puissance fiscale du véhicule et du kilométrage parcouru dans l'année à titre professionnel, le conducteur peut évaluer le coût total de l'utilisation de son véhicule et peut ainsi le déduire de son revenu professionnel. On se réfère alors au tableau “Barème kilométrique”de l’année en cours fourni par l’administration fiscale pour calculer ses frais et indemnités.
Une fois que l'utilisateur a calculé le montant de l'indemnité kilométrique, il effectue un versement depuis son compte professionnel vers son compte privé. Cette dépense est déductible du revenu professionnel. 

Dans l'hypothèse où le conducteur achète un véhicule, l'emprunt bancaire procède exactement du même principe. Les charges financières engagées seront déduites du revenu de l'activité au prorata du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel.

 3. Le plafonnement des frais kilométriques 

La loi a introduit un plafonnement des frais kilométriques déductibles depuis 2013 : la puissance fiscale du véhicule pris en compte ne peut pas dépasser 7 CV. Même si le salarié calcule lui-même ses frais de véhicule, les dépenses déduites sont plafonnées au montant qu'il aurait obtenu en utilisant le barème kilométrique pour une voiture de 7 CV. 

4. Contraintes 

Très proche du principe des " frais réels de déplacement " que tout salarié peut choisir, l'indemnité kilométrique génère une contrainte de taille. En effet, il faut scrupuleusement noter chaque déplacement. En d'autres termes, le conducteur doit indiquer chaque jour le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel.

L'administration fiscale est très sourcilleuse sur l'existence et sur la mise à jour du document permettant le contrôle : le document doit comprendre le nom et l'adresse du conducteur, et les coordonnées des clients ou fournisseurs justifiant le déplacement, le nombre de kilomètres effectivement parcourus, ainsi qu'un montant calculé en fonction d'un barème mis à jour chaque année par le fisc (il varie selon la puissance fiscale du véhicule et des distances kilométriques parcourues).

Le conseil : munissez vous d’un carnet dans lequel vous noterez toutes ces informations et que vous laisserez à l’intérieur de votre véhicule.

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